Realizacja systemu digital signage w biurze firmy informatycznej – studium przypadku
1. Kontekst i cel wdrożenia
W dobie intensywnego rozwoju nowych technologii i innowacyjnych form komunikacji coraz więcej firm decyduje się na wdrażanie rozwiązań digital signage. Taka strategia umożliwia nie tylko efektywną prezentację treści, ale przede wszystkim tworzy nowoczesny, profesjonalny wizerunek przedsiębiorstwa.
Firma, o której dziś opowiemy, to prężnie działająca spółka informatyczna, specjalizująca się w rozwiązaniach IT dla biznesu. W ramach modernizacji przestrzeni biurowej postanowiono zainwestować w profesjonalny monitor 55-calowy, dedykowany do pracy w trybie 24/7, który będzie obsługiwany przez system digital signage zdalnie zarządzany poprzez sieć Wi-Fi. Ekran miał znaleźć się w centralnym punkcie recepcji, aby zarówno goście, jak i pracownicy od razu mieli dostęp do najnowszych informacji, materiałów promocyjnych czy komunikatów firmowych.
2. Dobór sprzętu – klucz do wydajności i niezawodności
Jednym z priorytetów przy doborze rozwiązania była wysoka niezawodność i odporność urządzenia na intensywną eksploatację. Profesjonalne monitory z serii przeznaczonej do pracy ciągłej (24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu) są przystosowane do wyświetlania treści bez przerwy przez wiele lat. Oto kilka czynników, które zdecydowały o wyborze właśnie takiego modelu:
- Tryb pracy 24/7
W przeciwieństwie do standardowych telewizorów domowych, monitory profesjonalne mają wzmacniane matryce oraz zaawansowane systemy chłodzenia. Dzięki temu nie przegrzewają się i zachowują jasność oraz niezmienną jakość obrazu nawet przy wielomiesięcznym ciągłym użytkowaniu. - Wysoka jasność i kontrast
Recepcja w biurze jest miejscem, do którego często dociera światło dzienne z przeszklonych ścian czy dużych okien. Dlatego niezwykle istotne było zastosowanie ekranu o dużej jasności i wysokim kontraście. Pozwala to na czytelne wyświetlanie informacji także w słoneczne dni. - Matryca klasy premium
Warto zwrócić uwagę na panele typu IPS lub podobne, które zapewniają szerokie kąty widzenia i wierne odwzorowanie barw, co jest szczególnie istotne w sytuacjach, gdy z ekranu korzysta wiele osób jednocześnie, patrząc na niego z różnych stron. - Odporność na wypalenia
Przy nieustannej prezentacji stałych elementów (np. logo, belki informacyjne czy zegara), kluczowe jest wybranie technologii chroniącej przed zjawiskiem tzw. wypalania się matrycy. Monitory przeznaczone do digital signage mają wbudowane mechanizmy przeciwdziałające takim problemom.
3. Montaż w recepcji – liczy się ergonomia i estetyka
Wybrany został uchwyt ścienny bez dodatkowej regulacji, czyli taki, który utrzymuje ekran w stałej, pionowej pozycji. Zdecydowano się na takie rozwiązanie, ponieważ:
- Recepcja jest miejscem reprezentacyjnym, a wyświetlane tam informacje mają być doskonale widoczne od razu po przekroczeniu progu biura.
- Z uwagi na elegancki wystrój wnętrza uznano, że zbędna jest dodatkowa regulacja kąta nachylenia czy obrotu ekranu. Szczególną uwagę zwrócono na design, tak by monitor tworzył z resztą otoczenia spójną i estetyczną całość.
- Prosta, płaska konstrukcja uchwytu minimalizuje odległość między monitorem a ścianą. Dzięki temu urządzenie wygląda nowocześnie, a kable zostały poprowadzone tak, aby nie rzucały się w oczy.
4. Integracja z systemem zarządzania treścią (CMS)
Aby w pełni wykorzystać potencjał digital signage, niezbędny jest odpowiedni system CMS (Content Management System). Pozwala on zdalnie aktualizować wyświetlane na ekranie informacje, grafiki czy animacje. W tym projekcie wykorzystano rozwiązanie chmurowe, które oferuje następujące funkcjonalności:
- Zarządzanie treścią w czasie rzeczywistym
Osoba upoważniona może w kilka sekund zmienić zawartość monitora, wgrywając nowe materiały informacyjne (np. harmonogramy spotkań, wewnętrzne komunikaty, prezentacje usług dla gości). - Harmonogram wyświetlania
Dzięki automatycznym harmonogramom można ustawić emisję konkretnych treści w wyznaczonych przedziałach czasowych. Przykładowo, rano wyświetla się powitanie dla pracowników, w ciągu dnia – informacje o aktualnych projektach firmy, a wieczorem – krótkie podsumowanie działalności. - Raportowanie i statystyki
Niektóre systemy CMS umożliwiają też zbieranie statystyk, np. liczbę odtworzeń danego materiału czy reakcję widzów (w przypadku ekranów z interakcją). Choć w recepcji zwykle nie ma potrzeby wchodzić w tak głębokie analizy, warto mieć taką opcję. - Bezpieczeństwo danych
Przesyłanie plików do monitora odbywa się przez zaszyfrowane połączenie Wi-Fi lub LAN. Dostęp do panelu administracyjnego jest możliwy tylko dla upoważnionych pracowników.
5. Łączność Wi-Fi – swoboda aktualizacji i minimalna ilość kabli
W biurze firmy informatycznej naturalnym wyborem okazało się zastosowanie bezprzewodowej łączności Wi-Fi. Rozwiązanie to:
- Ułatwia instalację
Oszczędza się miejsce i nie trzeba prowadzić kolejnego okablowania. Monitor – po zasileniu go z gniazdka – może zdalnie pobrać wszystkie materiały, więc ograniczamy liczbę wystających przewodów do minimum. - Zapewnia zdalny dostęp
System pozwala na zarządzanie treścią niezależnie od tego, czy osoba odpowiedzialna za marketing lub komunikację wewnętrzną przebywa w biurze, w domu czy na wyjeździe służbowym. Wystarczy połączenie z Internetem, by dodać nowe treści do wyświetlania. - Pozwala na rozbudowę
Jeżeli firma z czasem chciałaby wprowadzić kolejne monitory w innych pomieszczeniach (np. w salach konferencyjnych czy strefach relaksu), łatwo będzie połączyć je z tym samym systemem. Wystarczy, że te dodatkowe urządzenia będą miały dostęp do sieci Wi-Fi.
6. Prezentowane treści i ich znaczenie w firmie IT
Profesjonalny monitor przy recepcji pełni wiele istotnych funkcji, zarówno komunikacyjnych, jak i marketingowych. Dzięki niemu:
- Witamy gości i kontrahentów
Po przekroczeniu drzwi biura, partnerzy biznesowi i nowi klienci widzą powitalny komunikat oraz istotne dane (np. wskazówki, do którego pokoju należy się kierować). - Promujemy usługi i osiągnięcia
Jako firma informatyczna warto eksponować własne realizacje, nagrody czy referencje. Dzięki efektownemu materiałowi wideo lub animacjom 3D można w atrakcyjny sposób przedstawić portfolio i pokazać zaawansowane projekty technologiczne. - Budujemy wizerunek innowacyjności
Wzrok przyciąga nowoczesna forma przekazu, a dynamiczna prezentacja na ekranie 55-calowym kojarzy się z profesjonalizmem i zaawansowaniem technologicznym. W dłuższej perspektywie wpływa to korzystnie na odbiór marki. - Informujemy o nadchodzących wydarzeniach
Pracownicy biurowi często przechodzą obok ekranu, mogą więc w locie sprawdzić zbliżające się terminy szkoleń, konferencji czy spotkań działowych. - Uatrakcyjniamy codzienność
Dodatkowo na monitorze można wyświetlać krótkie newsy ze świata IT, informacje pogodowe, zabawne grafiki okolicznościowe czy inspirujące cytaty, co pozytywnie wpływa na atmosferę w biurze.
7. Proces wdrożenia krok po kroku
Realizacja instalacji przebiegała według następującego harmonogramu:
- Analiza potrzeb
Spotkanie konsultacyjne z działem administracji i marketingu firmy informatycznej pozwoliło ustalić kluczowe wymagania: wielkość ekranu, lokalizację, rodzaj treści, częstotliwość aktualizacji i niezbędne funkcjonalności CMS. - Dobór sprzętu i oprogramowania
Po zapoznaniu się z oczekiwaniami klienta zaproponowano konkretny model 55-calowego monitora 24/7, pasujący do warunków oświetleniowych i estetycznych recepcji. Wybrano też optymalny system CMS z wygodnym dostępem w chmurze. - Przygotowanie miejsca montażu
Wspólnie z architektem wnętrz określono najlepsze miejsce na ścianie, by ekran był dobrze widoczny i nie kolidował z żadnymi elementami wyposażenia. - Montaż i konfiguracja
Zespół instalacyjny przymocował uchwyt, zawiesił monitor, podłączył go do sieci elektrycznej oraz skonfigurował łączność Wi-Fi. Następnie przeprowadzono testy stabilności systemu oraz jakości wyświetlania. - Wdrożenie treści
Dział marketingu, korzystając z oprogramowania CMS, przygotował pierwsze materiały – powitania, prezentacje usług, informacje o firmie. Zadbano też o cykliczną aktualizację danych w ciągu dnia. - Szkolenie użytkowników
Przedstawiciele naszego zespołu przeprowadzili krótkie warsztaty, w których zaprezentowali możliwości CMS, wyjaśnili zasady dodawania materiałów oraz przypomnieli o dobrych praktykach (optymalne rozdzielczości grafik, formaty wideo itp.). - Monitoring i serwis
Po uruchomieniu projektu zapewniono wsparcie techniczne w razie ewentualnych pytań czy konieczności zmian konfiguracji. System na bieżąco raportuje stan urządzenia, pozwalając w odpowiednim momencie przeprowadzić czynności konserwacyjne.
8. Efekty i korzyści
Już po kilku tygodniach od zamontowania monitora i wdrożenia systemu digital signage zauważono szereg pozytywnych rezultatów:
- Poprawa wizerunku
Goście przychodzący do firmy informatycznej od razu dostrzegają nowoczesne podejście do komunikacji. Dla branży IT, skupionej na innowacjach, to kluczowy aspekt budowania marki eksperta. - Skuteczniejszy przekaz
Dzięki dynamicznym prezentacjom, krótkim animacjom i czytelnym planszom pracownicy i klienci z łatwością przyswajają informacje. Zainteresowanie pokazywanymi usługami wzrosło, co przełożyło się na nowe zapytania ofertowe. - Oszczędność czasu
Administracja nie musi już za każdym razem wieszać plakatów ani drukować materiałów. Aktualizacje wprowadzane są zdalnie w kilka minut, a sam ekran potrafi zastąpić tradycyjne tablice ogłoszeń. - Zwiększona elastyczność
Firma może dowolnie eksperymentować z treściami – od klasycznych materiałów wizerunkowych po niespodziewane akcje promocyjne czy humorystyczne animacje wyświetlane przy okazji firmowych wydarzeń.
9. Podsumowanie i zaproszenie do współpracy
Wdrożenie 55-calowego monitora przystosowanego do pracy ciągłej 24/7 z systemem digital signage i zdalnym zarządzaniem treścią w recepcji biura informatycznego okazało się strzałem w dziesiątkę. Rozwiązanie to nie tylko podniosło prestiż siedziby, ale również uprościło proces przekazywania informacji i ulepszyło komunikację między pracownikami oraz gośćmi.
Jeśli uważasz, że Twoja firma mogłaby odnieść podobne korzyści z instalacji profesjonalnego systemu digital signage, serdecznie zapraszamy do kontaktu! Oferujemy kompleksowe wsparcie: od doboru sprzętu, przez dostawę i montaż, aż po kalibrację i szkolenie z obsługi oprogramowania. Zaprojektujemy i wdrożymy rozwiązanie skrojone na miarę Twoich potrzeb – czy będzie to ekran w poczekalni, witrynie sklepu, sali konferencyjnej czy jakimkolwiek innym miejscu, które wymaga nowoczesnej, atrakcyjnej formy komunikacji.
Skontaktuj się z nami już dziś, abyśmy mogli wspólnie zaplanować i zrealizować Twój indywidualny projekt. Zapewniamy profesjonalne doradztwo, szeroki wybór najwyższej jakości monitorów, systemów CMS i wieloletnie doświadczenie we wdrożeniach. Przekonaj się, jak digital signage może odmienić oblicze Twojego biznesu!
